Urządzenie sali konferencyjnej

W dzisiejszych czasach wielu przedsiębiorców zabiega o to, by w ich biurze znalazła się sala konferencyjna. Pomieszczenie to przeznaczone jest do organizowania biznesowych spotkań, szkoleń, prelekcji, czy zebrań pracowniczych. Urządzenie sali konferencyjnej wiąże się z szeregiem działań, które finalnie przekładają się na jej funkcjonalność oraz reprezentacyjny wygląd. Powinna być przestronna i wyposażona w odpowiedni sprzęt. Przyda się również znajomość aktualnych trendów. Jak urządzić salę konferencyjną? Na co koniecznie zwrócić uwagę w projekcie? Na te pytania odpowiemy w poniższym poradniku!

Aranżacja sali konferencyjnej – zacznij od stworzenia projektu

Urządzanie sali konferencyjnej warto rozpocząć od stworzenia indywidualnego projektu. Powinny znaleźć się w nim elementy wyposażenia, czyli stół z krzesłami i inne meble, a także niezbędny sprzęt i dodatki. Dzięki stworzeniu wizualizacji będziemy mogli ocenić, czy dokonaliśmy właściwych wyborów, czy może zdecydować się na inne rozwiązania. Dowiemy się także, co jest zbędne i jedynie zagraca przestrzeń. W takiej sytuacji pomocne może okazać się stworzenie kilku projektów. Jeśli posiadamy umiejętności graficzne, możemy przygotować je na własną rękę. Jeśli nie, wówczas z pomocą przychodzą nam usługi projektowania i wyposażenia sal konferencyjnych.

Wyposażenie sal konferencyjnych – na co zwrócić uwagę?

Wystrój

Sala konferencyjna to miejsce przeznaczone do organizowania kameralnych spotkań. Podczas urządzania tego pomieszczenia szczególną uwagę powinniśmy zwrócić na gamę kolorystyczną. Ściany najlepiej pomalować na neutralne kolory – beż, szarość, czy biel. Oczywiście, wszystko zależy od gustu,  jednak należy pamiętać, że intensywne odcienie mogą okazać się zbyt pstrokate, rozpraszające i męczące dla oczu. Natomiast stonowane barwy nadadzą pomieszczeniu elegancji oraz reprezentacyjnego charakteru. Zarówno klasyczna biel, jak i szarość, czy beż to kolory ponadczasowe, które nigdy nie wyjdą z mody. Jeśli mimo wszystko chcemy nieco ożywić salę konferencyjną, możemy zdecydować się na wprowadzenie akcentujących dodatków. Warto również dowiedzieć się, jak poszczególne kolory sprzyjają koncentracji i skupieniu.

Wyposażenie sali konferencyjnej

Nieodłącznym elementem wyposażenia sali konferencyjnej są meble biurowe. Centralnym punktem jest stół z krzesłami, bez których nie mogłoby się odbyć żadne spotkanie. W ofercie rynkowej dostępne są różne stoły konferencyjne – wolnostojące, modułowe, składane. Jeśli chodzi o kształt, największą popularnością cieszy się okrągły i prostokątny. Przy czym należy zaznaczyć, że stół okrągły jest dobrym wyborem, jeśli w firmie panują relacje partnerskie. Z kolei stół prostokątny pozwala ustalić hierarchię podczas ważnych spotkań biznesowych. Miejsce przy krótszym boku jest odpowiednie dla osoby dominującej w biurze. Blaty to jednak nie wszystko. Równie istotną rolę odgrywają krzesła biurowe. Zanim zdecydujemy się na konkretny model, warto zastanowić się, jak często będziemy użytkować taką salę. Jeśli w grę wchodzą wielogodzinne szkolenia, należy wybrać krzesła solidne i wygodne. W przypadku, gdy sala konferencyjna będzie miejscem do kameralnych spotkań możemy postawić na krzesła tapicerowane, które oprócz funkcjonalności, prezentują się niezwykle atrakcyjnie.

Ważny elementem jest odpowiednie ustawienie mebli. Najpopularniejsze układy to: teatralny, szkolny, kinowy lub w kształcie litery U.

Sprzęt multimedialny

Sale konferencyjne muszą być wyposażone w profesjonalny sprzęt multimedialny. Hasło to obejmuje rzutniki, projektory, flipcharty, monitory wielkoformatowe, nagłośnienie wraz z mikrofonem, systemy wideokonferencyjne, systemy audiowizualne. Przydatne mogą okazać się również wskaźniki laserowe, telewizory oraz systemy sterowania. Wszystko tak naprawdę zależy od potrzeb Klienta. Wybierając sprzęt audiowizualny, należy kierować się metrażem sali konferencyjnej. Trzeba mieć na uwadze, że zbyt duży ekran projektora może przytłoczyć pomieszczenie, zaś zbyt mały utrudni wyświetlanie prezentacji. Dobrze wyposażona sala konferencyjna powinna posiadać stały dostęp do Internetu. Ponadto trzeba zadbać o wystarczającą ilość gniazdek, dzięki czemu każdy z uczestników spotkania będzie mógł w dowolnej chwili podłączyć komputer, czy inne narzędzia. W sali konferencyjnej powinna znaleźć się również klimatyzacja. Jest to bardzo istotna kwestia – szczególnie latem, gdy na zewnątrz panuje skwar. Optymalna temperatura wewnątrz jest gwarantem dobrego samopoczucia oraz zapewnia prawidłowe działanie sprzętów podczas konferencji.

Podsumowanie

Urządzenie sali konferencyjnej to niemałe wyzwanie. Wnętrza powinny być przestronne, funkcjonalne i wyposażone w wysokiej jakości sprzęt multimedialny. Bez względu na metraż pomieszczenie powinno być dobrze zaprojektowane. Dobrze wykonanie wizualizacja umożliwi dokładne zaplanowanie działań oraz pozwoli uniknąć ewentualnych błędów. Na co zwrócić uwagę aranżując salę konferencyjną? Istotnym aspektem jest kolor ścian – najlepiej postawić na neutralne barwy, które wyciszają i pomagają w skupieniu. Obowiązkowym wyposażeniem każdej sali konferencyjnej jest stół z krzesłami. Meble powinny odznaczać się solidnym wykonaniem oraz zapewniać wygodę zarówno pracownikom firmy, jak i gościom. Przeprowadzenie spotkania biznesowego, czy szkolenia byłoby niemożliwe bez sprzętu audiowizualnego. Mając na uwadze te wszystkie kwestie, z pewnością nie będziemy mieć problemu z odpowiednim urządzeniem sali konferencyjnej!